Manejando el tiempo a nuestro favor (Urgente versus Importante)

Desde una organización compleja hasta un equipo de trabajo pequeño pasando por una familia promedio, todos ellos se han visto en algún momento apremiados por no haber podido realizar algo a tiempo. Puede ser un producto comprometido a un cliente, un informe técnico para sustentar una compra o el pago del recibo de algún servicio básico que tengamos, de cualquier modo, el punto es que todos nosotros alguna vez nos hemos visto perjudicados por no actuar a tiempo con respecto a un compromiso. Estos momentos no muy gratos se pueden deber a muchos factores, como por ejemplo:

–          Una mala planificación de la actividad

–          La saturación o sobrecarga de pendientes

–          La aparición de un tema mucho más urgente

–          El olvido o la negligencia al respecto de una responsabilidad

–          Algún evento fortuito

–          Desorganización, entre otros.

Como ven, algunos de estos factores escapan de nuestro círculo de influencia, lo que implica que probablemente vayamos a sufrir situaciones parecidas en el futuro. Si bien esto no es crítico, debemos aprender a atacar estos momentos de manera correcta. También observamos otros factores que sí dependen de nosotros. Entonces, ¿Qué hacer cuando se vuelve recurrente el estar siempre sobre la hora? ¿Por qué estamos entregando las cosas al límite del tiempo comprometido? ¿Por qué acostumbrarnos a “correr” con los compromisos?, ¿Nos afecta esto?

Este tipo de situaciones son muy peligrosas para la salud laboral y personal, y ante ello queremos mostrarles lo que se denomina “El cuadrante de lo urgente versus lo importante”. Este cuadrante nos permitirá  analizar de manera gráfica las situaciones a las que nos vemos expuestos y como poder ser más eficientes al respecto. Veamos:

Fig 1. Cuadrante de lo Urgente versus lo Importante / Fuente: Elaboración: Propia

El cuadrante I es aquél que probablemente nos consuma más tiempo  y no nos demos cuenta de ello. Es por eso que terminamos haciendo largas y extenuantes jornadas de trabajo. ¿Hacemos cosas importantes? Sí. Sin embargo, son generalmente cosas que pudimos haber cerrado con tiempo y de mejor manera.

El cuadrante II es aquél que aglomera actividades que no agregan valor ni se orientan al logro de nuestros objetivos y sin embargo requieren de nuestra atención inmediata debido a su naturaleza repentina y urgente.

El cuadrante III es, probablemente, el peor cuadrante en el que podemos situarnos, en esta zona se ubican actividades que no agregan valor, que no conducen a los objetivos y que solo se convierten en quitatiempos.

El cuadrante IV es aquél en el que nos conviene situar la mayoría de nuestras actividades, dado que estaremos seguros que orientamos nuestro tiempo a acciones que son importantes (agregan valor) y que son estratégicas más que operativas.

En Impulso Consultores consideramos que todo empresario pyme o mype debería oscilar entre el cuadrante I y el cuadrante IV: atendiendo con rapidez las cosas imprevistas que siempre se presentan y luego dedicándole tiempo de calidad a las cosas de mediano y largo plazo, entendiendo que las actividades operativas las podemos delegar o automatizar según sea el caso, pero de eso ya les hablaremos en otra ocasión.

Usted amigo lector, ¿Se ha visto agobiado por los pendientes en alguna oportunidad?, ¿Cómo pudo salir de ese escenario?, ¡comparta con nosotros sus experiencias!

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