Teniendo reuniones más efectivas

Impulso Consultores Reuniones de TrabajoUno de los peores vicios que tiene una organización es el exceso de reuniones, y no porque de por sí una reunión no sea algo positivo sino porque la mayoría de estas son mal llevadas y no son rentables para la empresa, entonces, convengamos que lo que realmente es dañino para la organización es una reunión con un mal enfoque (o peor aún, sin uno).

A continuación, queremos compartir con ustedes algunas buenas prácticas para tener buenos resultados en las reuniones que organicemos:

  • Definir el objetivo de la reunión. Nada más improductivo que ir a una reunión de trabajo y no saber cuál es el propósito de la misma y hacia dónde debería estar orientada la discusión, es por eso que debemos preocuparnos de comunicar claramente lo que queremos lograr con la reunión.
  • Identificar a los participantes de la reunión. Es eficiente identificar de manera precisa a quienes necesitamos realmente en una reunión de trabajo, por dos razones principales, primero porque con muchos participantes la calidad de discusión que se tiene es muy baja y en segunda instancia porque así evitamos hacer perder tiempo a personas no necesarias en ese momento.
  • Establecer una duración meta de la reunión. En este punto hay que tratar de ser lo mas implacables que podamos, si es posible pongámonos metas de tiempo por cada etapa de la reunión. Si tenemos que interrumpir la discusión por el cumplimiento del tiempo definido tratemos de ser empáticos porque un mal ambiente tampoco es saludable.

 

  • Cerrar la reunión con un resumen. Una vez que hayamos llegado al final de la reunión cerremos la misma enunciando los principales puntos de acción acordados y las decisiones que se hayan tomado, tratando de que sean las más relevantes.
  • Enviar un acta de la reunión. El acta es un resumen de lo que se trató en la reunión, debe dejar por escrito especialmente los puntos de acción acordados, responsables, compromisos, fechas y todos los datos que sean necesarios. Probablemente muchos no recuerden todos los detalles de la reunión  así que tratemos de no dejemos pasar más de 24 horas para enviar el documento.

Ahora, también hay otras pequeñas recomendaciones muy útiles para aumentar las probabilidades de que tengamos una reunión efectiva:

 

    1. Llegar temprano a la cita y garantizar que todos los útiles necesarios se encuentran en condiciones (proyector, marcadores de pizarra, equipos de audio, etc.)
    2. Evitar que las discusiones tengan un tono destructivo, fomentar el debate es bueno pero siempre con miras a cumplir el objetivo de la reunión.
    3. Mantener un nivel de energía alto, evitar la pasividad del auditorio.
    4. Es ideal llevar propuestas si lo que se quiere es obtener una decisión, es más fácil llegar a un escenario ideal si partimos de algo.

Y bien, finalmente, en Impulso Consultores consideramos que la mejor recomendación es no llevar a cabo una reunión si es que no es estrictamente necesario realizarla, busquemos todas las opciones alternativas, tales como coordinaciones directas, envío de un correo electrónico, una llamada telefónica, etc., utilicemos con sabiduría nuestro tiempo y el de los demás.

Y usted amigo lector, ¿Cuántas reuniones improductivas tienen durante su semana?, ¿Cuáles de las reuniones que tuvo se pudieron evitar?, comparta con nosotros sus experiencias al respecto.

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